Pourquoi choisir le 100% dématérialisé pour son entreprise ?

La dématérialisation, également appelée numérisation, désigne un procédé par lequel une partie ou l’ensemble des documents d’une entreprise est passé du format papier au format numérique. 

Depuis quelques années, l’émergence et le succès de nombreux acteurs de la signature électronique comme Yousign, Docusign ou encore Universign démontrent l’importance que prend ce mouvement. 

Pourquoi cette stratégie de fond est-elle si puissante ? Quels sont les enjeux derrière ce procédé dont les entreprises sont si friandes ? Pourquoi ne pas adopter un mindset green à l'approche de 2024 ? Il en va de soit, mais comment financer ce projet de longue haleine ? Les experts de Karmen vous présentent tous les dessous de la dématérialisation.

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

Présentation du procédé de dématérialisation

Avant de s’attaquer à tous les avantages que la dématérialisation peut apporter pour une entreprise, essayons tout d’abord de comprendre d’où vient cette dénomination et surtout pourquoi elle nous intéresse tant.

En remontant aux années 1970 avec l’apparition de la disquette on remarque que dès cette époque se dessine déjà une volonté de dématérialisation de l’information pour mieux la stocker et mieux la trier.

Dès cette époque, l'idée qui obsède les informaticiens est la recherche d’une solution toujours plus compacte pour un stockage de données simplifié, externalisé et sécurisé qui permette une utilisation plus efficace des données.

Aujourd’hui, la démocratisation du stockage dans le cloud, la sécurisation des données, l’obsession de la productivité ainsi que la question écologique rendent la dématérialisation à 100 % plus actuelle que jamais.

Quelles sont les principales cibles de cette dématérialisation ?

Les entreprises sont bien entendu les principales concernées par ce mouvement de dématérialisation engagé véritablement dans les années 2000 sous l’impulsion du ministère des Finances. Depuis ces années-là, le gouvernement français a décidé de faire accélérer les choses. 

En mars 2000 une importante loi est promulguée qui permet d’attribuer aux documents électroniques la même valeur que les documents papier. De son côté, l’eIDAS, l’organisme permettant de réguler les signatures électroniques, impose également un cadre rassurant autour de la dématérialisation.

Enfin, la loi Macron de 2015 a achevé l’accélération de la transition vers la dématérialisation ayant pour objectif de rendre obligatoire la dématérialisation des factures dans les entreprises, notamment en commençant par rendre obligatoire la possibilité de recevoir des factures électroniques dans toutes les entreprises.

La dématérialisation vise donc principalement les entreprises afin de leur permettre d’améliorer leur productivité d’une part et pour faciliter à terme une connexion à tous les outils digitaux de gestion existants d’autre part.

Quels sont les étapes et les outils de la dématérialisation ?

La première étape consiste à réaliser un audit de l’entreprise cible, c’est-à-dire un état des lieux des documents que ladite entreprise possède. Ensuite, ces documents sont numérisés grâce aux processus de lecture et reconnaissance automatique de document aussi appelés LAD et RAD.

Les documents d’informations sont ensuite rangés et classifiés grâce à un outil appelé gestion électronique de documents ou GED. Cette dernière permet à l’entreprise de retrouver de manière aisée tous ses documents rapidement.

La dernière étape de cette transition consiste à mettre en place un système d’archivage électronique aussi, appelé SAE, efficace et nécessaire pour permettre à l’ensemble des salariés de l’entreprise de trouver plus facilement chacun des documents en temps voulu.

Enfin, il est essentiel pour l’entreprise de mettre en place un outil de signature électronique agréé qui permet d’attribuer une garantie juridique au document, rendant l’authentification possible. Il est également possible de mettre un système d’horodatage électronique très utile en cas de litige autour d’un document précis.

Quels outils pour opérer sa dématérialisation ?

Il existe à ce jour de multiples solutions digitales vous permettant d'opérer en toute rapidité et simplicité votre dématérialisation. Aucune altération ou divulgation de vos données ne sera nécessaire. A titre d'exemple, la société Inop's propose ses services en dématérialisation de contenus, avec une garantie sécurité certifiée RGPD.

Avantages de la dématérialisation

Les avantages économiques

Dès la phase de signature de contrat ou de facturation, l’entreprise réalise un gain de temps important grâce à la dématérialisation. Les employés n’ont pas besoin de courir après le client, les fournisseurs ont un suivi de leurs factures efficace et en temps réel, leur permettant d’être payés plus facilement.  

De plus, grâce à la GED et au SAE, les employés de l’entreprise gagnent un temps considérable qui leur permet d’être davantage productifs sur d’autres tâches et ainsi de participer aux gains économiques de l’entreprise.   

Ce qu’il est important de retenir des avantages économiques liés à la dématérialisation est surtout le gain de temps obtenu grâce à la fluidification des processus administratifs. Indirectement, c’est aussi un gain de productivité et donc l’espoir de meilleures performances économiques pour l’entreprise.

Les avantages écologiques

Les avantages écologiques recoupent certains avantages économiques. En effet, les économies liées à la diminution de l’achat de papier contribuent aussi fortement à réduire la consommation de papier au sein de l’entreprise, là où un salarié utilise en moyenne 70 kg de papier par an.

Comment dématérialiser ses contenus en toute sécurité ? 

Quels enjeux de sécurité ?

L’archivage numérique est le premier atout sécuritaire de la dématérialisation. En effet, en optant pour une dématérialisation de la flotte des documents de l’entreprise ainsi qu'une solution de stockage externe sécurisée, les documents sont à l’abri d’une inondation ou même d’une simple perte. 

Le deuxième aspect sécuritaire lié à la dématérialisation est apporté par la signature électronique. En effet, la signature électronique est une preuve d’authenticité pour un document dématérialisé, qu’il s’agisse d’une facture, d’un bulletin de paie ou d’un simple contrat. 

Enfin, en numérisant ses documents, une entreprise permet un stockage sécurisé , limitant les vols d’informations confidentielles. De plus elle permet de monitorer toutes les activités sur les documents et donc la consultation et l’utilisation de chacun de ces documents.

Quelles méthodes de sécurisation ?

Il est cependant important de noter que la dématérialisation, si elle permet une protection des données, pose également des questions de cybersécurité à l’heure où de nombreuses entreprises sont les cibles d’attaques informatiques conçues pour ralentir l’activité de ces dernières.  

Il est donc nécessaire une fois la dématérialisation effectuée de doubler cette opération d’une protection des données de l’entreprise à travers la mise en place d’antivirus performants, ou même encore de solutions plus complètes proposant des outils plus performants comme ceux proposés par l’entreprise TEHTRIS.

Karmen vous accompagne dans votre dématérialisation 

La dématérialisation au coeur de l’offre de Karmen

Karmen est une solution de Revenue Based Financing ou méthode de financement non dilutif qui se fonde sur l’évaluation de la génération de revenus des entreprises qu’elle finance pour estimer un montant à leur prêter.

Après un court échange avec Karmen pour comprendre le fonctionnement de la solution proposée, le client peut connecter tous ses outils et ses banques sur la plateforme digitale conçue par Karmen et qui analyse les données de l’entreprise.

Pour mener à bien son audit financier, Karmen s’appuie donc sur les bases de données digitalisées de chaque entreprise. En 5 minutes et à travers un formulaire 100 % digitalisé, easy-to-use et design, Karmen connaît son interlocuteur, son CA, et obtient les coordonnées de ce dernier pour une prise de contact sous 24h. 

La dématérialisation est donc primordiale pour chaque entreprise souhaitant avoir accès aux solutions offertes par Karmen qui peut accéder à toutes les informations nécessaires le plus rapidement et sécurisé possible.

Une solution de rapidité éprouvée

Le choix d’une solution digitale permet à Karmen d’être d’une efficacité extrême et lui permet de gagner un temps considérable avec ses clients. Cela lui confère ainsi un avantage compétitif non négligeable.

La promesse de Karmen est donc très claire : offrir un financement rapide, qui colle parfaitement aux besoins de l’entrepreneur. Karmen s’engage entre autres à transférer les fonds sur le compte du client en 48 h à partir de la finalisation du dossier.

L’entreprise Karmen vient d’ailleurs de lever 50 millions d’euros en dette.

Les clients reconnaissent l’efficacité de Karmen

Les témoignages des entreprises ayant déjà travaillé avec Karmen démontrent que l’efficacité et la réactivité de Karmen qui sont deux de ses atouts majeurs, sont essentiellement permises grâce à l’effort de dématérialisation de la part des entreprises. 

Parmi les clients, certains évoquent notamment un “prêt sérieux en one-click", témoins d’une véritable rapidité d’exécution, lorsque d’autres évoquent un très bon souvenir de processus car “c’était rapide !”.

Un des témoignages marquants reste celui du CEO de Pickaw pour qui la rapidité de Karmen a été salvateur, lui qui ne croyait plus en aucun dans les temps qui lui étaient impartis. 

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La dématérialisation est donc un procédé qui permet un gain de temps considérable pour les entreprises, que ce soit pour leurs employés, pour leur fournisseurs ou même pour leurs opérations au quotidien. 

Aussi, l’accélération de la dématérialisation va de pair avec l’accélération de la digitalisation que l’on connaît en France et partout dans le monde et qui rend de nombreuses tâches nettement plus rapides et efficaces.

C’est dans ce contexte que Karmen a su saisir un besoin des entreprises qui existe : le besoin de se financer rapidement, efficacement et 100 % par voie digitale.