4 astuces pour une meilleure gestion financière

Diriger une entreprise, c'est la mener vers le succès et assurer son expansion. Cela passe forcément par une excellente capacité d'organisation et une stratégie de gestion efficace. Les finances sont particulièrement importantes dans la mesure où la santé de votre entreprise dépend de la sienne. Voici donc 4 astuces qui vous aideront à optimiser votre gestion financière.

1- Soyez le pilote de vos activités

Chaque entreprise est structurée de manière à ce que les activités soient gérées efficacement. C'est d'ailleurs pour cela que différentes branches sont créées : ressources humaines, administration générale, logistique, informatique, comptabilité… Des tâches spécifiques sont attribuées aux acteurs de chaque service qui se doivent d'atteindre les objectifs fixés à une échéance donnée.

Il existe un élément commun à tous les départements créés au sein d'une entreprise. Ils ont besoin d'argent pour fonctionner. S'il est primordial de savoir identifier les meilleures options de financement pour son entreprise, il est plus important encore de pouvoir gérer le volet financier d'une main de maître. À ce titre, il est essentiel que vous compreniez les besoins réels de l'entreprise et ce, même si vous déléguez la gestion financière à une équipe parfaitement qualifiée. En tant que dirigeant, vous devez notamment :
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• Comprendre la stratégie de gestion des risques, dont les factures impayées
• Comprendre les obligations et les échéances fiscales
• Connaître le plan de paiement des fournisseurs
• Savoir reconnaître les opportunités de développement
• Vous tenir au courant de l'état de vos équipements (véhicules, parc informatique,
• Vous renseignez sur les améliorations à apporter dans les services
• Être capable de prendre des décisions justes en cas de crise
• Etc.

Il est recommandé de vous entourer de collaborateurs à la fois proactifs et réactifs. Ce sera pour vous la garantie du dynamisme de votre entreprise, en particulier lorsque des refontes de votre stratégie de gestion s'imposent. Le fait de piloter l'ensemble des activités ne vous oblige donc pas à tout gérer. Il s'agit plutôt de garder un œil vigilant au fonctionnement global qui est interdépendant de la gestion financière.

2- Maintenez votre tableau de bord à jour

Le tableau de bord de gestion est un outil indispensable à toute entreprise. Il vous permet de visualiser les évolutions financières et d'identifier les correctifs à apporter si besoin. Différents indicateurs doivent figurer dans le fichier. Cependant, une catégorie est particulièrement importante.

Les indicateurs financiers et économiques

Les données vous renseignent sur les chiffres d'affaires réalisés sur une période donnée (mensuelle, trimestrielle, semestrielle…). Elles peuvent également vous indiquer votre marge commerciale, les pertes enregistrées et bien d'autres informations essentielles.

3- Optimisez la gestion des dépenses

Il est essentiel de surveiller les dépenses qui doivent rester rationnelles. Or, les besoins ne sont pas identiques pour tous les services. D'ailleurs, les collaborateurs appartenant à un même département peuvent engager des dépenses différentes. Cela dépend des missions attribuées et des conditions qui assurent leur réussite. Pensez à utiliser des cartes de paiement paramétrables individuellement. Avec Mooncard, chaque collaborateur dispose d'un certain crédit dont l'utilisation est définissable en amont. C'est l'intérêt de comprendre les besoins de chaque service et de chaque poste. Selon le cas, la carte pourra servir à :

• Payer les nuitées en hôtel
• Régler les notes des restaurants
• Payer les dépenses en carburant et/ou en entretien automobile
• Régulariser les factures dues aux fournisseurs
• Acheter des cadeaux d'entreprise.

Les possibilités s'étendent au-delà de cette liste. Libre à vous d'autoriser ou débloquer certains postes de dépenses. Vous pouvez également définir un plafond individuel pour chaque carte émise. Lorsqu'un collaborateur se sert de sa carte pour effectuer un paiement, les détails de celui-ci sont envoyés en temps réel au service qui gère les dépenses de l'entreprise. Vous gardez ainsi un contrôle optimal et avez la possibilité de procéder des ajustements lorsque cela s'avère nécessaire.

La tenue du tableau de bord de gestion financière implique automatiquement une comptabilité à jour. Cela garantit la justesse des données analysées et traitées.

4- Prenez garde aux dates butoir

L'anticipation est l'alliée d'une gestion financière efficace. S'il n'est pas toujours possible de prévoir les dépenses, certaines charges sont toutefois récurrentes. C'est par exemple le cas des déclarations fiscales, de la déclaration sociale nominative (DSN), du paiement de votre fournisseur d'accès internet, du paiement des salaires… Faites de ces charges fixes une priorité. Pour cela, notez la date butoir de chacune. Grâce aux progrès technologiques, il est désormais possible d'automatiser les processus de paiement. Vous éviterez ainsi les retards qui peuvent être pénalisants. En parallèle, gardez l'œil sur les factures émises. Prévoyez des alertes rappelant leur échéance, ce qui vous permettra d'établir les relances au plus vite lorsque nécessaire. N'hésitez pas à utiliser des logiciels de relance automatique qui se basent sur les dates butoir que vous aurez intégré en amont. Vous limiterez ainsi les pertes qui auront automatiquement une répercussion sur la santé financière de l'entreprise.

L'optimisation de la gestion financière tient de ce fait en quelques points simples : l'organisation, l'anticipation et le contrôle. Fondez votre stratégie sur les besoins réels de votre entreprise et n'hésitez pas à effectuer des ajustements pour actions au contexte.

Diriger une entreprise, c'est la mener vers le succès et assurer son expansion. Cela passe forcément par une excellente capacité d'organisation et une stratégie de gestion efficace.