Recrutement : A quel moment embaucher son premier salarié ?

L’embauche du premier salarié est sûrement le saut dans l'inconnu le plus redouté de tous les porteurs de projets lorsqu'ils ou elles sentent que le moment est venu de développer la start-up. 

Cette étape est à la fois excitante mais peut dans le même temps s’avérer ardue. Et si la nouvelle recrue était incompétente ? Et si elle démissionne ? Et si vous êtes un mauvais manager ? Au milieu de tous ces dilemmes, l'une des questions qui dissipent le plus le brouillard est la suivante : Est-ce le bon moment pour embaucher ?

D'une part, si vous embauchez trop tôt, vous risquez d'avoir des problèmes de trésorerie, un employé qui n'a rien à faire et le stress supplémentaire de la gestion.

D'autre part, si vous embauchez trop tard, vous risquez de manquer le moment critique du marché pour la sortie de votre projet, ou d'être submergé de travail que vous ne pourrez pas accomplir.

Comme dans tous les domaines de la vie et des affaires, il n'existe pas de réponse unique. Cet article vous donnera néanmoins quelques lignes directrices pour aborder la question épineuse de la première embauche. Un point essentiel à aborder pour entamer comme il se doit l'année 2024, avec réussite, productivité et efficience !

Pourquoi est-ce que la première embauche est clé ? 

Votre première embauche est synonyme de nombreuses implications pour l’avenir de votre business ce qui en fait une étape majeure à prendre avec sérieux. 

Premièrement, vous devez prendre conscience que l’arrivée d’un premier salarié aura un impact sur la culture de votre entreprise. Vous ne serez plus le seul impliqué dans la bonne tenue de votre boîte et devrez ainsi assumer que quelqu'un d'autre que vous puisse représenter le produit ou le service que vous vendez. 

Le choix de cette personne devient donc décisif car l’image de votre entreprise deviendra aussi l’affaire de votre employé qui aura responsabilités et pouvoir d’action sur ce que vous avez mis tant d'efforts à créer lorsque vous étiez seul maître à bord. 

Deuxièmement, ce salarié, et vous l'embaucherez aussi sûrement pour ceci, pourra être force de proposition quant à la vision de long terme qu’il souhaite que sa nouvelle entreprise prenne. 

De ce fait, plusieurs options s’ouvrent à vous. Souhaitez-vous quelqu’un de totalement aligné sur vos valeurs, votre culture et méthodes de fonctionnement pour aller plus rapidement dans votre sens ? 

Et enfin, la première embauche est clé car elle implique des modifications notables dans la structure financière avec le partage logique de parts de l’entreprise à hauteur de l’implication de votre salarié. Ce partage ne doit certainement pas être pris à la légère. 

Quel est le bon moment pour embaucher son premier salarié ? 

Quand l’entreprise dispose de suffisamment de trésorerie

Les employés sont des actifs qui apportent une valeur ajoutée financière à votre entreprise. Or, les employés ont besoin de temps pour être opérationnels et s'adapter à leur rôle. Ce temps à un coût et implique la mobilisation de ressources nécessaires pour y parvenir, autant de contraintes à prendre en compte pour votre entreprise.

Il est donc important de prévoir un revenu suffisant pour couvrir non seulement le coût du nouvel employé, mais aussi les coûts indirects de la formation et du temps de mise en route.

Qu'est-ce qu'un revenu suffisant ? Vous devez "mettre de côté" au moins deux fois le coût salarial mensuel des nouveaux revenus assurés le mois même de l'embauche de votre nouveau personnel. Ces revenus permettent d'avoir un tampon pour couvrir les coûts, plus quelques autres.

Quand l’entreprise a besoin de prendre de l’ampleur

Vous savez que c’est le bon moment pour embaucher votre premier salarié également quand c’est la seule façon pour faire prendre de l’ampleur à votre business. 

En effet, lorsque vous arrivez au stade ou vous n’avez pas d’autre choix que de refuser telle ou telle opportunité parce que vous n'avez pas assez de mains d'œuvres pour satisfaire la mission, c’est le moment d'engager quelqu'un.

Embaucher le plus vite possible vous permettra d’éviter le moment fatidique du refus de contrat pour cause de manque de force de travail qui nuira grandement à l'image de votre entreprise. Cette dernière pourrait être vue comme immature et pas assez structurée pour assumer un rythme important d'activités. 

En vous concentrant sur le recrutement précoce, vous serez obligé de déterminer et d'articuler la mission, la vision et les valeurs de votre entreprise dès le début. Cette clarté vous aidera à attirer les bonnes personnes dans votre entreprise et ainsi faire grossir votre activité très rapidement et dans la bonne voie dès le début. 

Embaucher ou prendre un prestataire en freelance ? 

Plus de deux millions de professionnels qualifiés se sont tournés vers le travail en freelance au cours des deux dernières années. Que choisir alors entre une embauche traditionnelle et un prestataire freelance pour votre premier employé ?

Pourquoi les entreprises engagent-elles des prestataires freelance ?

La première raison est la rentabilité. La flexibilité que vous offre un salarié freelance est excellente en ce qui concerne l'augmentation ou la diminution de la taille de votre projet en fonction de sa nature et de ses résultats. 

Deuxièmement, l'accès à des compétences spécialisées. Dans une dynamique de travaux basés sur des projets, le recours au marché de l'intérim permet aux entreprises de faire appel à des compétences spécifiques qui ne sont pas disponibles en interne pour une durée déterminée.

Enfin, l'accessibilité rapide. La nature du recrutement par intérim signifie que vous disposez d'une main-d'œuvre immédiate et transitoire. Les courts délais de préavis et les courtes durées des projets sur lesquels ces intérimaires travaillent sont des atouts certains.

Pourquoi les entreprises engagent-elles des employés permanents ?

En embauchant des salariés permanents, les entreprises cherchent en premier lieu de la stabilité.  En effet, lorsque les organisations commencent à atteindre un niveau de croissance stable, les employés permanents sont utiles pour mettre en place des processus cohérents dans le temps dans tous les domaines de l'entreprise. 

Construire une culture d’entreprise harmonieuse est la deuxième raison. C'est ce que beaucoup considèrent comme les investissements sociaux qui sont faits lors de la constitution d'équipes permanentes - ce sont des décisions cruciales et elles constituent une partie importante de votre planification du recrutement et de ce que vous cherchez à construire et à réaliser. 

Enfin, embaucher sur le long terme permet une compréhension plus fine des exigences. Chaque poste dans une organisation ayant sa propre importance et ses propres processus, les personnes travaillant sur une base permanente seront mieux placées pour connaître leur rôle et les attentes qui y sont liées. 

Que choisir maintenant ? 

Vous vous en doutez sûrement, l'approche la meilleure et la plus appropriée à adopter est celle qui combine les deux formes de main-d'œuvre dans votre organisation. 

Comment déclarer son premier salarié ? 

Vous devez déclarer l'embauche de votre premier salarié au moyen de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) dans les 8 jours précédant la date d'embauche.

Lorsque vous effectuez cette DPAE pour votre premier salarié, l'Urssaf vous communique de façon automatique un numéro de compte employeur mais sachez que vous conserverez également votre numéro de compte de freelance.

Le cas échéant, en tant que professionnel libéral devenant employeur, vous devez informer les services de l'emploi de tout changement de situation ou d'activité de l'entreprise qui en découle : mutation, changement d'activité, etc.

Par ailleurs, tout employeur entrant dans le champ d'application de l'assurance chômage doit adhérer au régime lors de l'embauche de son premier salarié, en adressant un formulaire d'adhésion à Pôle emploi.

Quelle que soit la date d'accomplissement des formalités déclaratives, l'affiliation prend effet à la date d'embauche du premier salarié. Vous êtes réputé avoir rempli cette obligation en remplissant la déclaration de pré-adhésion.

Quelles sont les aides à l’embauche en 2022 ? 

Il existe de nombreuses aides à l’embauche à l’heure où cet article est écrit pour les entreprises souhaitant recruter du personnel. Elles sont listées ci-dessous mais vous pouvez les retrouver en détail dans cette rubrique. 

Aide à la conclusion d’un contrat d’apprentissage 

Dans le contexte de la crise sanitaire, une aide spéciale temporaire a été créée pour encourager les employeurs à conclure des contrats d'apprentissage entre le 1er juillet 2020 et le 31 décembre 2022.

Son montant est de 5 000 € pour l’embauche d’apprentis mineurs et de 8 000 € pour les majeurs.

Aide à la conclusion d’un contrat de professionnalisation 

Les avantages en nature peuvent être déduits du salaire de l’alternant à hauteur de 75 % des déductions autorisées pour les autres salariés et tous les contrats de professionnalisation sont exonérés de charges sociales dans le cadre de la réduction générale des cotisations étendue.

Par ailleurs, une aide forfaitaire pour l’embauche d’un demandeur d’emploi âgé de 26 ans et plus de 2 000 € maximum est fournie par Pôle emploi et une autre est versée par l’Etat  pour l’embauche d’un demandeur d’emploi âgé de 45 ans et plus (2 000 € maximum) –  étant cumulable avec l’aide Pôle Emploi.

Karmen, pour vous aider à engranger de la trésorerie ! 

Toujours est-il que malgré l’existence de ces nombreuses aides à l’embauche, nous en revenons toujours au premier point : vous devez avoir suffisamment de trésorerie avant de vous lancer dans un processus de recrutement de salariés. 

Pour cela, n’hésitez pas à vous tourner vers des spécialistes de la trésorerie comme ceux qui composent l’équipe de Karmen.

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Par l’intermédiaire de son outil Karmen Grow, Karmen démocratise l’utilisation du Revenue Based Financing, que nous avons détaillé ici pour générer des flux de trésorerie innovants, rapides, non-dilutifs et totalement transparents pour votre SaaS ou votre business d’e-commerce. 

L’entreprise Karmen vient d’ailleurs tout juste de lever 50 millions d’euros.

Pour 2023, Karmen ambitionne de continuer à soutenir toujours mieux les acteurs du digital, dans un contexte marco-économique endurcit où les financements traditionnels se tarissent au profit des financements non-dilutifs.

Pour conclure, embaucher un premier salarié est une décision porteuse de beaucoup d’implications majeures pour l'avenir de votre entreprise. 

Ne négligez pas l'étape d'apprentissage avant de prendre une telle décision car cette dernière peut in fine s’avérer extrêmement bénéfique si elle est mûrement réfléchie et justifiée par des raisons tangibles.